Referat Bestyrelsesmøder

Dagsorden bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. juni 2015

Til stede: John, Kent Arne, Jesper, Thomas, Arne og Michael

Overskrift Motivation Mål Beslutning Ansvarlig
1 Punkter til evt.
2 Post Afslag fra LokalsikringspuljenAfslag fra Hunskjær sparekasses fond

 

 

Der blev diskuteret andre muligheder for at søge til projekter
3 Thy Taekwondo Camp 2015 Evaluering At få justeret til næste år Træningsplanen skal justeres således at første og sidste træning ryger ud og trænerne bruges noget bedre. Vi sætter deltagerprisen op og inkluderer en T-shirt i prisen.
4 Sommerlejr 2016 Hvor meget tør vi involvere os? 

Kan vi skaffe frivillige?

At give en udmelding til styregruppen. Vi skal til at have nogle flere informationer fra styregruppen hvis vi skal deltage. Bl.a. ønsker vi et foreløbigt budget med Break-even estimat. Vi ser en udfordring i at skaffe frivillige både til uge 28 men især ugen inden der er en arbejdsuge for de fleste.
5 Årsplan/klubaktiviteter for næste sæson Hvilke aktiviteter ønsker vi os og hvor mange?7.   August: Teen United (Michael)

15. August: Bestyrelsesdag

5.   September: Fight Club (Thomas)

19. September: TNT Kampsamling

? .  Oktober: Træning med balletdansere (Kent Arne)

14. November: TNT Samling Hurup (Michael)

29. November: Juleklip (Arne, Morten)

12. December: Julefrokost (John)

16. Januar: Fight Club (Thomas)

8.   Februar: Fastelavn (Arne,Morten)

12. Februar: Teen United (Michael)

11. Marts: Thisted Reunion (Poul,Michael)

9.   April: Klubmesterskab Kamp og Teknik (Arne,Morten)

13.-16. Maj: Thy Taekwondo Camp 2016 (Alle)

8. Juni: Sommerfest. (alle)

At få programsat aktiviteterne og tildelt ansvarlige. Aktiviteterne blev vedtaget med få ændringer. Der blev også påsat ansvarshavende som står for at tingende sker.
6 Ny klubdragt Hvor langt er vi?-          Status

–          Sponsorer

Overblik Klubdragten er lavet og klar til bestilling, der arbejdes dog stadig på sponsorer. John, Arne
7 Team Nordjylland Samling Hvornår skal det afholdes?Hvor mange dage? Fastsætte dato Afholdes 14.-15. november. Michael
8 Sommerlejr 2015 i Brande Samkørsel? Andet? 3 biler formentlig fra Hurup John,Thomas,Michael
9 Træningstider for 2015-2016 Er den af instruktørudvalget plan holdbar? Bestyrelsen mener at planen og instruktørpåsætningen er for skrøbelig. Formålet var også at få opdelt holdene hvilket ikke blev opnået. Derfor fortsætter vi med den gældende plan i næste sæson. Dog kan træningstiden for voksenholdet forkortes
10 Dato for bestyrelsesdag Indhold? Fastsætte dato 15. august. Der afholdes ordinært bestyrelsesmøde efterfulgt af arbejde med visioner og mål for klubben. Michael
11 Sommerfest Evt. 4. juli Bliver ikke afholdt i år.
12 Representantskabsmøde i DTaF d. 20. juni Der er problemer i forbundet. Bl.a. med økonomien. Derfor vil de hæve licensen. Vil vi være med til det? Hvem skal af sted? Michael og Thomas tager af sted. Mandatet er at der stemmes nej til de foreslåede licensændringer.
13 Evt. Kørepenge Jesper Mikkelsen: Jespers økonomi gør at han lige nu har svært ved at få det til at hænge sammen økonomiske at køre til Thisted for at være instruktør. 

Nyhedsbrev: Kent Arne foreslår at vi en gang imellem udsender et nyhedsbrev om hvad der rør sig i klubben.

 

Sponsorer: Vi skal arbejde på at få flere sponsorer.

Der udbetales kørepenge til Jesper indtil hans økonomi er blevet bedre. 

 

 

Ideen blev godt modtaget. Der er dog en udfordring i at få en til at forfatte et sådan nyhedsbrev. Ideen er blevet tilføjet ønskelisten

 

 

Kent Arne har fået opgaven med at finde frivillige til et sponsorudvalg og få sat arbejdet i gang

Jesper R. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kent Arne

14 Næste møde

 

 

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 5. maj 2015

Til stede: John, Kent Arne (suppl. for Jesper), Morten, Arne, Thomas og Michael

Overskrift Motivation Mål Beslutning Ansvarlig
1 Punkter til evt.
2 Post Besøg af Dorthe d. 8. september kl. 18.30Afslag fra TuborgfondetInvitation til sommerafslutning i TNT fra Aalborg.
3 Retningslinjer for bestyrelsesmøder Formanden ønsker at gøre bestyrelsesmøderne mere effektive, så vi når igennem flest mulige punkter, forslag er vedlagt som bilag At nå til enighed om retningslinjer for bestyrelsesmøderne Udsat
4 Fordeling af ansvarsområder Vedlagt er forslag til fordeling af ansvarsområder At få fordelt ansvarsområderne mest hensigtsmæssig Udsat
5 Thy Taekwondo Camp 2015 Hvor langt er vi?-          Tilmeldinger-          status Skabe overblik Pt. Ca. 30 tilmeldte. En del af vores egne har ikke tilmeldt sig endnu. Vi laver mulighed for eftertilmelding.Lokalerne skal rengøres inden.Der bliver lavet et stempel til passene

Der bliver lavet vejviserskilte

Aalborg kontaktes for lån af kampudstyr.

Michael 

 

 

 

 

 

Arne

 

Michael

 

Thomas

6 Ny klubdragt Hvor langt er vi?-          Status-          Sponsorer Overblik Der blev valgt klubdragt. Processen igangsættesSparekassen Thy kontaktes for sponsorat John 

Kent Arne

7 Dato for bestyrelsesdag Dato? Besluttes på næste bestyrelsesmøde
8 Sommerlejr 2015 i Brande –          Tilmeldingsfrister-          TNT-          Intern markedsføring

–          Voksenansvarlige/aldersgrænse

Overblik Intern indbydelse er lavet. Uddeles først i ugen op til Thy Taekwondo Camp Alle
9 Politik omkring forældrehjælp/bestyrelsesarbejde Skal børnene til forældre der hjælper til ved arrangementer kompenseres? En fælles holdning Forslag udarbejdes til næste generalforsamling. Indtil da træffer bestyrelsen beslutning herom i hvert enkelt tilfælde. Som udgangspunkt har arrangørerne fri lejr for dem selv eller et barn. Forældre der lægger en betydelig indsats skal kun betale ½ pris for ét barn. Alle
10 Sponsorudvalg Har vi fået spurgt forældre om de vil deltage? Sættes på som punkt til bestyrelsesdagen
11 Udlån af instruktører Har vi kapaciteten til at udlåne instruktører? En fælles holdning Vi udlåner ikke instruktører til lokale idrætsforeninger før at vi har vores egne hold fuldt bemandet.
12 Konflikthåndtering Hvordan håndterer vi konflikter i alle de personlige relationer der er i klubben. Skal vi have en politik omkring hvordan vi håndterer konflikter? At få diskuteret principper for håndtering af konflikter i fremtiden Sættes på som punkt til bestyrelsesdagen. Indtil en politik er nedfældet håndteres konflikter af bestyrelsen. Er et bestyrelsesmedlem eller en med familiære relationer til en i bestyrelsen, en del af konflikten, er dette bestyrelsesmedlem inhabil.
13 Frivillig folder Formanden har udarbejdet en folder for at få flere frivillige, Kommentarer udbedes. At få synliggjort de arbejdsopgaver der er i en forening og få nogle flere forældre til at bidrage VedtagetFærdiggøres Michael
14 Ny velkomstfolder Vi skal have en ny velkomstfolder. Hvad skal en ny folder indeholde? Forslag til folder er udarbejdet. At få lavet en folder med alle de almindelige informationer omkring klubbens dagligdag. Vedtaget med små ændringerFærdiggøres Michael
15 Internetforbindelse i klubben Vi skal have en stabil forbindelse. Skal vi selv investere i en opkobling? En brugbar internetløsning Vi skal have vores egen forbindelse. Kent Arne undersøger Kent Arne
16 Betalingspåmindelse En seddel til påmindelse om kontingentindbetaling er udarbejdet. Færdiggøres
Næste møde 16. juni
Evt. Der er udarbejdet forslag til træningstider for 2015-2016 

Fælles fotomappe hvor alle kan oploade billeder/videoer fra stævner/lejre

 

Oprydning: Der har været et par uheldige episoder

En opdeling imellem begynder/øvedeAt få oparbejdet en materialebase til markedsføring

 

 

Sendes videre til instruktørudvalget 

Jesper skal undersøge løsning

 

 

Instruktørerne skal være med til at holdningsbearbejde

 

 

Jesper

 

 

 

Instruktører

 

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 21. april 2015

Overskrift Motivation Mål Beslutning Ansvarlig
1 Punkter til evt.
2 Post DTaF’s projektkonsulent ønsker at besøge os, for at høre om vores udfordringer i dagligdagen. At finde en dato? Michael finder en dato efter ferien. Vi skal have forberedt hvad vi vil snakke om. Michael
3 Retningslinjer for bestyrelsesmøder Formanden ønsker at gøre bestyrelsesmøderne mere effektive, så vi når igennem flest mulige punkter, forslag er vedlagt som bilag At nå til enighed om retningslinjer for bestyrelsesmøderne Udskydes til næste møde
4 Fordeling af ansvarsområder Vedlagt er forslag til fordeling af ansvarsområder At få fordelt ansvarsområderne mest hensigtsmæssig Udskydes til næste møde
5 Årsplan Årsplanen for næste periode skal fyldes ud så vi har et overblik.-          Deadlines-          Arrangementer-          Gradueringer-          Stævner

–          Bestyrelsesmøder

Der sigtes mod en harmonisk fordeling af aktiviteter der breder sig hen over året Jesper indskriver deadlines for ansøgning om tilskud osv.Thomas og Michael aftaler og indskriver klubaktiviteterMichael holder løbende årsplanen opdateret med forbundets og Sim Uus kalendere. JesperThomasMichael
6 Flere instruktører Sabum Nim ønsker en opdeling af voksenholdet i begynder/øvede. Vores udfordring er at vi ikke har nok instruktører. Hvordan løser vi det? Skal vi evt. stille krav til rød og sortbælter? Skal vi give flere fordele? At skabe nogle rammer der gør det mere attraktivt at være instruktør, og måske få de der er det til at tage flere hold Bestyrelsen vil gerne gøre det mere attraktivt at være instruktører og det er derfor besluttet at give flere fordele.1 træning om ugen giver fri kontingent (herunder også forbundslicens).2 træninger om ugen giver fri kontingent og en gratis lejr om året eller en gratis klubdragt.
7 Bestyrelsesdag? Vil det være en god idé med en dag hvor vi får samlet op på hængepartier og får diskuteret klubbens fremtid? Vi kunne evt. holde kursus i at bruge hjemmesiden/conventus Evt. dato? Alle syntes at det vil være en god idé. Dato aftales på næste møde.
8 Thy Taekwondo Camp 2015 Hvor langt er vi?-          Tilmeldinger-          Instruktører-          Økonomi-          Forplejning

–          Lokaler

–          Information om området

–          Slikbutik?

Skabe overblik Der er ikke så mange tilmeldinger endnu, men vi regner med at det kommer.Alle aftaler med instruktører er bekræftet. Træningsplanen er udsendtDer skal min. 40 betalende deltagere for at det går i 0

 

Morten og Arne har styr på forplejning.

 

Morten og Arne besøger skolen for at få det sidste på plads

 

Arne kontakter turistinformationen for at få materiale om området

 

Ingen slikbutik, men salg af sodavand

 

 

 

 

 

 

 

Morten

Arne

 

Morten

Arne

 

 

Arne

 

 

 

John

9 Graduering 31. maj Hvad skal vi have klar? At få uddelegeret opgaver Thomas og Poul skal have en liste over de der skal gradueres klar så hurtigt så muligt så vi kan bestille bælter. Dog senest 2 uger før (17. maj)Arne og Morten sørger for betaling og forældrekage ThomasPoul 

 

 

Arne

Morten

10 Instruktørvejledning Formanden har lavet en instruktørvejledning. Det er meningen at instruktørvejledningen skal skabe rammen om instruktørarbejdet i klubben. Vejledningen diskuteres og sendes videre til instruktørudvalget Sendes videre til instruktørudvalget Michael
11 Velkomstfolder Skal vi have lavet en velkomstfolder hvor det beskrives hvad vi forventer af især børn og forældre? At gøre forældre og børn opmærksomme på hvad der forventes af dem, og hvad de kan forvente af os. Der skal laves en ny folder, hvor der skrives om forventninger og opfordring til forældrene om hjælp Michael
12 Vejledning i at lave indlæg på hjemmesiden Der skal gerne skabes noget mere dynamik på hjemmesiden. Det er vigtigt i forhold til interesserede og samarbejdspartnere at de oplever en klub hvor der sker en masse At skabe mere dynamik på hjemmesiden. Sættes på som punkt til bestyrelsesdagen
13 Ekstraordinær generalforsamling ? Der er indkaldt d. 5. maj kl. 18.30-19.00. Forsamlingen efterfølges af et bestyrelsesmøde.
14 Sommerlejr 2015 i Brande –          Tilmeldingsfrister-          TNT-          Intern markedsføring-          Voksenansvarlige/aldersgrænse Overblik Aalborg har lavet en seddel som vi kopierer/tilretter Michael
15 Ny klubdragt Er det på tide med en ny klubdragt?-          Forslag til farve/udseende-          Sponsorer Beslutning om ny klubdragt. Vi skal have en ny klubdragt. Farven bliver rød med sorte bukser. Logo på forsiden og silhuet på bagsiden hvor der står ”Thisted Taekwondo Klub”, Der findes sponsorer der også skal have deres logo på. Klubdragt:JohnSponsorer:John

Michael

Morten

16 Sponsorudvalg Det kunne være rart med flere sponsorkroner, så vi kan lave flere aktiviteter for vores medlemmer og give vores frivillige flere fordele. Kan vi evt. mobilisere nogle forældre? At få nedsat et sponsorudvalg Vi vil prøve at mobilisere forældre til et sponsorudvalg der skal se på evt. et sponsorkoncept og finde sponsorer til klubben/kampholdet.Jesper sender en mail ud til forældrene med opfordring til at melde sig JohnMichaelMorten 

 

 

Jesper

17 Næste møde 5. maj 5. maj
18 Evt. Hanstholm idrætsforening vil gerne have en instruktør stillet til rådighed.Kontingentrestance fra medlem 

 

Politik omkring deltagerbetaling for hjælpere til lejre/arrangementer

Intern diskussion. Der tages stilling på næste bestyrelsesmøde.Intern diskussion. Der blev fundet en løsningsmodel.Skal sættes på dagsorden til et bestyrelsesmøde MichaelThomas

Jesper

 

 

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 26-03-15

Dagsorden Referat
1) Generalforsamling Bestyrelsens beretning:AktiviteterSociale aspekterKampholdetGradueringerHurup/Svankjær lejre

Ros til forældre

Bestyrelsesarbejde

Sfo-samarbejde

Aikido er flyttet

2) Forslag til kontingent 95115155
3) Thy Taekwondo Camp Der skal afholdes møde omkring det praktiskeFlere ting blev diskuteret
4) Rengøring Klares af medlemmer
5) Søgning af fonde til inventar Vi afventer indsendte fondsansøgninger

 

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 04-11-14

Dagsorden Referat
1) Lejekontrakt Vi er blevet tilbudt flere modeller for en fremtidig lejekontrakt. De forskellige modeller diskuteredes. Det blev besluttet at Aikido ikke længere skal være en del af klubben, da det er en for stor økonomisk risiko. Derimod bliver der lavet omklædningsrum til pigerne. Morten og John Arbejder videre med kontrakten.
2) Regnskab Regnskabet blevet gennemgået.
3) Ribber (bronzecirkel) Morten undersøger, ellers kontakter vi kommunen.
4) Dansk Super Marked Mulighed for tilskud. Arne undersøger
5) Julearrangement Der bliver klip og klister d. 29. nov. kl. 13.00-16.00. Sedler uddeles. Der arrangeres evt. julefrokost for de voksne.
6) Mongraduering weekend Januar Mongraduering bliver først i februar.
7) Nordjylland samling Michael informerede.
8) Svankjær lejr Bookning af trænere:Carsten PedersenKarina BoeriisAnders BennedsenLars ArnumKim NedergaardPoul Boesen

Thomas Gramstrup

9) Evt.

 

 

 

Bestyrelsesmøde torsdag d. 07-10-14

Dagsorden Referat
1) Årsplan Bestyrelsesmøder første tirsdag i månedenFerier Sommerferie: uge 29-31, Juleferie 24.-1.Jesper skal indskrive de deadlines der vedrører ansøgning af tilskud osv.
2) Lejekontrakt Vi ønsker ikke at stige i huslejeVi ønsker en 10-årig lejekontrakt, med 3 måneders opsigelse fra vores side.Klausulen med at der kun må udøves taekwondo ønskes fjernet.Vil vi gerne leje lokalet ved siden af?John, Jesper og Morten aftaler et møde med Møller.
3) Hvordan får vi flere instuktører Bestyrelsen diskuterede flere forslag
4) Tipsmidler Michael undersøger
5) Thisted som indvejningsklub Michael arbejder videre med at undersøge mulighederne
6) Superbrugsen tilskud til foreningsliv Arne undersøger
7) evt. Fritræning tirsdag udskydes til næste mødeMøde med Aikido: Aikido indkaldes til næste bestyrelsesmøde.Projekt Thy Vinter Camp: Vi venter til næste år.Rengøring: Voksenholdet udpeger en til at feje og hjælper hinanden med at rydde op i opholdsrummet 

Julearrangement: Lørdag d. 29.-11. Der klippe klistres og hygges. Dorthe og Arne arrangerer.

 

Morten og Arne undersøger muligheden for merchandise.

 

Skriv et svar